Kromě náhrady cestovních výdajů pro zaměstnance klubu, které se řídí platnými právními předpisy na úseku pracovněprávních vztahů (zákoník práce a další), klub proplácí cestovní náhrady také dalším osobám, které se patřičným způsobem podílejí na činnostech klubu mimo pracovní poměr. Jejich proplácení se řídí vnitřní směrnicí přijatou výborem klubu dne 10. ledna 2018 (směrnice výboru č. 4/2018, o cestovních náhradách při nepracovních cestách).
Nepracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání oprávněné osoby klubem k výkonu činnosti ve prospěch klubu mimo sídelní obec klubu nebo mimo její bydliště, a to na základě dohody s touto osobou, nejde-li o cestu pracovní. Písemná forma dohody není zpravidla vyžadována.
V zásadě je možné cestovní náhrady přiznat pro jakoukoliv nepracovní cestu spojenou s činností klubu. Již dlouhodobě se však cestovní náhrady proplácejí jen u cest spojených se sportovní činností jednotlivých družstev (zápasy a tréninky) a se správní činností klubu (jednání na OFS či KFS, účast na losovacích aktivech, apod.).
Nárok na úhradu cestovních náhrad mají především členové klubu, tedy funkcionáři klubu, členové realizačních týmů, hráči a trenéři. Lze je však přiznat i tzv. nečlenům (typicky rodičům dětí zajišťujícím dopravu na zápasy).
Již dlouhodobě se cestovní náhrady proplácejí především trenérům a dalším členům realizačních týmů mládeže. V případě, že není zajištěna hromadná přeprava, proplácejí se cestovní náhrady také vybraným hráčům, kteří dopravu zajišťují svými vozidly. V ostatních případech rozhoduje ad hoc výbor.
Kromě finančních možností klubu, které mohou omezit vyplácení cestovních náhrad obecně i pro případy, při kterých jsou jinak vypláceny, nelze cestovní náhrady přiznat pro určité činnosti přímo vymezené vnitřním předpisem.
Vnitřním předpisem je přímo vyloučeno, aby se cestovní náhrady vyplatily u cest spojených s jednáním orgánů klubu (výbor a valná hromada), a to i u předsedy klubu. Dále nelze cestovní náhrady přiznat tehdy, je-li na určitou akci zajištěna hromadná přeprava.
Pokud není uzavřena písemná dohoda, která by stanovila jinak, proplácejí se pouze náhrady jízdních výdajů za použití soukromého motorového vozidla a náhrady jízdného při použití hromadné přepravy osob.
K proplacení jiných cestovních náhrad (například stravné a pod.) je nezbytně nutné, aby tak rozhodl výbor a aby s oprávněnou osobou uzavřel písemnou dohodu, ve které budou stanoveny i podrobné podmínky (výše a druh náhrad, způsob vyúčtování, atd.).
Při použití hromadné dopravy (autobus, vlak, MHD) se výše odvíjí od skutečné ceny jízdného podle předloženého dokladu (jízdenky). Při použití soukromého motorového vozidla je stanovena jednotná sazba 3,- Kč za ujetý kilometr.
Jednotná sazba určená jako náhrada jízdních výdajů při použití soukromého vozidla je pevná, a zahrnuje v sobě jak náhradu za opotřebení vozidla (tzv. amortizaci), tak náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Při současných cenách pohonných hmot tato výše stále ještě pokrývá alespoň náklady na jejich spotřebu, což je hlavní smysl jejich vyplácení.
Doporučený postup k žádosti o proplacení cestovních náhrad je uveden níže. V případě jakýchkoliv nejasností je možné se obrátit na předsedu klubu nebo na někoho z vedení klubu anebo na člena realizačního týmu.
K úspěšnému proplacení cestovních náhrad je nutné, aby kromě splnění všech formálních náležitostí byly také vyplněny všechny potřebné formuláře. K podrobnostem viz níže.
Nejprve si u funkcionářů klubu nebo členů realizačních týmu ověřte, zda a za jakých podmínek jsou cestovní náhrady propláceny. S ohledem na aktuální finanční situaci klubu je možné, že se cestovní náhrady vůbec neproplácejí a je tedy zbytečné o jejich proplacení žádat.
Po ověření možnosti žádat proplacení cestovních náhrad řádně vyplňte příslušný formulář.
Máte-li jakékoliv problémy s jeho získáním, stažením z webu či s jeho vyplněním, kontaktujte vedení klubu.
Řádně vyplněný a podepsaný formulář žádosti je nutné předložit osobě oprávněné provést kontrolu a schválení. Touto osobou je předseda klubu.
Formulář můžete předložit i jinou cestou, například prostřednictvím jiného člena výboru nebo jej předat trenérovi.
Po splnění všech formalit a po kontrole předloženého formuláře bude náhrada proplacena v nejbližším možném termínu.
Náhrady se zpravidla proplácejí v hotovosti. Jiný způsob proplacení (např. převodem na účet) je nutné si předem dohodnout.